目录
- 1基本概念
- 2发展历程
- ▪实现了个体工作自动化
- ▪实现了工作流程自动化
- ▪实现以知识管理为核心
- 3功能介绍
- 4五大特性
- ▪易用性
- ▪健壮性
- ▪开放性
- ▪严密性
- ▪实用性
- 5软件技术特点
- ▪可行性和适应性
- ▪前瞻性和实用性
- ▪先进性和成熟性
- ▪开放性和标准性
- ▪可靠性和稳定性
- ▪安全性和保密性
- ▪可扩展性和易维护性
- ▪美观性和易用性
- ▪大并发能力支撑
- 6平台技术
- 7基础架构
- 8硬件环境
- ▪单机系统模式
- ▪微机局域网系统模式
- ▪系统集成模式
- 9三个应用层次
- ▪第一个层次
- ▪第二个层次
- ▪第三个层次
- 10系统安全策略
- 11发展趋势
>基本概念
办公自动化（office Automation，OA）是在设备、
通信逐步实现自动化的基础上，通过
管理信息系统（Management Information System，MIS）的发展而兴起的一门综合性技术。它是将计算机网络与现代化办公相结合的一种新型办公方式，它不仅可以实现办公事务的自动化处理，而且可以极大地提高个人或者群体办公事务的工作效率，为企业或部门机关的管理与决策提供科学的依据。在办公自动化管理领域，如果说硬件技术是其环境保障，则软件技术就是办公自动化各项功能得以顺利实现的灵魂所在。自20世纪70年代，从单机处理开始，例如，采用微型机处理文字，进而完成文件归档、记录指示、电话自动记录等任务。20世纪80年代后进入办公自动化的快速发展期，在办公室中普遍采用计算机作为高一级的管理工具，如信息检索、辅助决策等，出现办公设备和计算机、通信等互连构成的计算机网络系统，利用网络集成技术，人对办公信息的处理能力出现质的飞跃，办公自动化成为智能建筑的一个主要标志。
目前，办公自动化系统成为包括计算机、通信、声像识别、数值计算及管理等多种技术的一个综合系统。计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学被视为办公自动化的四项支撑，工作站( Work Station)和局域网络(Local Area Network)成了办公自动化的两大支柱。
>发展历程
>实现了个体工作自动化
第一代办公自动化的特点:以个人计算机和办公软件为主要特征，软件基于文件系统和关系型数据库系统，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力，实现了数据统计和文档写作电子化，完成了办公信息载体从原始纸介质向电子的飞跃。
20世纪60年代，人类社会出现了一次新的技术革命——“信息革命”、“信息化社会”的出现使社会信息量迅猛增加，使得办公人员和办公费用也大量增加，但办公效率却相对较低。据不完全统计，在一些主要工业化国家中，大约有40%以上的工作人员从事办公室工作。
20世纪70年代初期到中期，发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响的问题，提出了办公自动化理念。1972年，靠磁芯存储技术起家的美籍华人科学家王安博士开创了王安公司，并推出了文字处理系统( Word Processing System)，从此WPS词正式出现。WPS把王安公司推向了事业的顶峰，使办公自动化发展到一个崭新的阶段，从而形成了一个新的概念—“办公自动化”并逐步成为一门综合技术学科。
20世纪80年代中期，OA技术在我国得到了较快的发展，从中央到地方各级政府部门率先采用OA技术，使办公效率和办公质量不断提高，我国一些大中型企业也先后引入OA技术，提高了企业的发展空间和竞争力。
>实现了工作流程自动化
第二代办公自动化的特点：以网络为中心，非结构化数据的信息流(或工作流)为主要存储和处理对象，不仅提高了办公效率，还增强了系统的安全性。
从信息技术的发展来看，基于关系型数据库的第一代办公自动化系统存在许多不足：
②缺乏公共的基础通信平台，通用性差、可再用性低，不具备通信和协同工作的能力；
③系统自适应能力差，只能按开发时确定的思路、流程和功能处理信息；
④信息管理只限于机关、企事业自身内部，没有或缺少外部信息来源。
随着局域网、广域网和因特网的高速发展，办公自动化的内涵也发生了变化。自1982年美国国防部把TCP/IP协议作为网络标准正式生效以来，全世界越来越多的个人计算机联到了 Internet上，可方便浏览查询世界各地的信息资源，解决了第一代办公自动化存在的诸多不足。
>实现以知识管理为核心
第三代办公自动化的特点:以网络( Internet/Intranet/ Extranet)为中心，以数据、信息所提炼和组织的知识为主要处理内容和对象。1996年，世界“经济合作与发展组织”( Organization for Economic Cooperation and Development，OECD)在“科学技术和产业展望”的报告中首次提出了“知识经济”( KnowledgeEconomic)的新概念，知识经济的建立和发展主要指发展科学技术、教育以及创新( Innovation)应变能力( Responsiveness)生产率( Productivity)和技能素质( Competency)为主要内涵的知识管理( Knowledge Management)。“办公”的内容已经不再是简单的文件处理和行政事务，而是一个管理的过程，在办公管理中，工作人员之间最基本的联系是沟通、协调和控制，这些基本要求在以知识管理为核心的办公自动化系统中都将得到更好的满足。
办公自动化系统的发展恰好与数据、信息和知识的演变同步，即由以数据为主要处理内容的第一代办公自动化发展到以信息为主要处理内容的第二代办公自动化，再发展到以知识为主要处理内容的第三代办公自动化。办公自动化的3个发展阶段中实现了两个飞跃，即由数据处理向信息处理的飞跃，由信息处理向知识处理的飞跃。在办公自动化系统的发展中，使用办公自动化系统的人员范围逐步扩大，由机关、企事业行政人员扩展到企业的管理层及企业的全体员工。
>功能介绍
OA软件的核心应用是：流程审批、协同工作、公文管理(国企和政府机关)、沟通工具、文档管理、信息中
心、电子论坛、计划管理、项目管理、任务管理、会议管理、关联人员、系统集成、门户定制、通讯录、工作便签、问卷调查、常用工具(计算器、万年历等)。
OA管理平台基于“框架+应用组件+功能定制平台”的架构模型，主体部分由30多个子系统组成，包括信息门户、协同工作、工作流程、表单中心、公文流转、公共信息、论坛管理、问卷调查、计划管理、会务管理、任务管理、关联项目、关联人员、文档管理、外部邮件、在线考试、车辆管理、物品管理、设备管理、常用工具、办理中心、在线消息、督办系统、短信平台、常用工具、人事管理、功能定制平台、集成平台、系统管理等，近万个功能点。
>五大特性
OA强调办公的便捷方便，提高效率，作为办公软件就应具备几大特性：易用性、健壮性、开放性、严密性、实用性。
>易用性
管理落地必须面向全员，所以，软件也必须能够被全员所接受，被全员所喜爱。如果易用性不强，这个前提就不存在了，制度落地就只能是空谈。而任何软件都是需要培训的，不过上网却几乎人人都会。所以，就支撑制度落地的软件而言，走网页风格可能是个最佳选择。
>健壮性
管理“落地”必须面向全员，所以支撑“落地”的软件也必须能保证全员应用的稳定性，尤其是针对集团型企业，软件必须具备超大用户、高并发应用的稳定性，否则，一旦出问题，哪怕是小问题，都可能影响到现实的集团业务，从而造成不可估量的损失。
>开放性
管理“落地”在现实管理中渗透到管理的各个方面，而没有哪一套软件能够独立的完成所有方面的管理需求，所以，支撑制度“落地”的软件必须具备全面而广泛的整合性，能够从其它软件系统中自动获取相关信息，并完成必要的关联性整合应用。 从技术上看，采用整合性强的技术架构（J2EE）作为底层设计对软件的整合性会有决定性的帮助。如此，软件就能预留大量接口，为整合其他系统提供充分的技术保障。同时，现实的整合经验也必不可少，因为整合应用不光涉及到技术层面，还包括对管理现实业务的理解、整合实务技巧、整合项目把控等实际操作技能要求。
>严密性
必须同时实现信息数据上的大集中与小独立的和谐统一。
企业，尤其是集团型企业，从制度落地的现实需求来看，一方面必须有统一的信息平台，另一方面，又必须给各个子公司部门相对独立的信息空间。所以，软件不仅要实现“用户、角色和权限”上的三维管控，还必须同时实现信息数据上的大集中与小独立的和谐统一，也就是必须实现“用户、角色、权限+数据”的四维管控。
>实用性
软件功能必须与管理实务紧密结合，否则药不对症，反而可能有负作用。而且，还必须能适应企业管理发展的要求。
现实中，企业一方面需要软件尽最大可能的满足现有需求，另一方面，管理本身也是个不断发展的过程，所以，企业又需要软件能够满足发展的需求。面对这个现实与发展间的矛盾，业界常见的有三种解决模式，项目化、产品化和平台化。
>软件技术特点
设计出一套好的OA系统远非增加几个特色功能这么简单，它需遵循如下几个设计原则。
>可行性和适应性
可行性，是指OA应该能够满足组织办公的核心需要，满足其必须实现的主要功能，而不是超越当前的技术水平。
适应性，是指OA产品的实施条件适应组织当前的环境，超越环境的设计注定产生失败的产品。
>前瞻性和实用性
OA系统的开发设计，既要考虑到最大限度地增加系统的价值，最大限度地符合各应用者的需求，充分考虑系统今后的扩展和延伸，实施过程应始终贯彻面向应用，围绕应用，依靠应用部门，注重实效的方针，同时又要兼顾到成本控制、项目周期控制等因素，因此在功能的部署上也需要遵循实用主义。
>先进性和成熟性
先进的管理理念、技术和方法，可以提升企业的竞争力，延长系统的生命周期，但同时，任何创新都如小白兔实验，风险较大，因此又要注意软件系统、硬件设备、开发工具、软件产品是否成熟，在先进性和成熟性之间找到平衡点，成为价值最大化的关键。
>开放性和标准性
OA系统的开放性和标准性，是指OA软件系统的底层应支持各个层次的多种协议，支持与业务系统的互通、互联，应用系统采用标准的数据交换方式，保证数据共享。在当前和未来，OA系统需要轻松地与各种操作系统、中间件、数据库、业务系统及工具软件进行平滑对接，当前OA的主流厂商都在这方面做了充分的考量。
>可靠性和稳定性
OA系统里流转了大量的管理数据，因此必须是可靠的，一般的人为和外部的异常事件不应该引起系统的崩溃。当系统出现问题后应能在较短的时间内恢复，而且系统的数据是完整的，不会引起数据的不一致。
>安全性和保密性
OA系统的开发设计既考虑信息资源的充分共享，更要注意信息的保护和隔离，因此系统应分别针对不同的应用、不同的网络通信环境和不同的存储设备，采取不同的措施，包括系统安全机制、数据存取的权限控制等以确保系统的安全性。
>可扩展性和易维护性
为了适应未来的业务拓展和项目的功能扩展，必须充分考虑以最简便的方法、最低的投资，实现软件系统的扩展和维护扩展。
因此，在OA软件系统的开发设计中，需要考虑到应用及系统不断扩展的要求，以形成一个易于管理、可持续发展的体系结构。未来业务的扩展只须在现有机制的基础上，增加新的应用与服务模块。一方面当应用量增加，用户数增加时系统可以平滑增加服务器的方式来支撑新的压力要求；一方面，当新的技术和产品出现进行升级时，系统能够平滑过渡而不影响用户的使用；另一方面，产品有新的功能增加时，可以通过插件和模块定制平台的方式，轻松实现业务的扩展。
在设备选择及网络方案上坚持开放性原则，使系统对各种硬件设备的互连互通；在软件上支持跨平台和开放数据接口，便于与其它系统软件互相集成，未来支持与业务系统、门户等系统的单点登录集成，在可获得相应系统的数据结构情况下，实现与这些系统的应用、门户、数据等各层面上无缝连接。
系统的管理和维护，应该采用集权和分权相平衡的思想，如OA产品设置了系统管理、应用管理和个人管理对系统进行分层授权和分层维护。
利用系统提供的工具，无须编写代码，方便用户自行进行客户化功能改造，方便用户自行定制界面数据项的显示；同时在网络或系统出现问题时能及时、快速地恢复系统的正常运行，保证系统的可恢复性，具有较高网络系统的抗干扰能力。
>美观性和易用性
系统用户界面的设计采用Web2.0用户界面设计技术，界面根据用户需求灵活更改（增强标签分类特性），注重用户体验，使系统各项功能易见、易学、易用、易维护、易管理。
作为全员应用系统，易用性和用户体验是项目成败的关键要素。所提供的产品采用B/S的登录方式、可以采用电脑、手机等各种方式下登录，采用了AJAX、图形化编辑器等各种新技术，并且易读、易理解、易操作，用户界面简洁、美观、友好，易于用户掌握、操作和使用；系统管理的使用及管理也以简便、易于操作、方便实用为准则。
>大并发能力支撑
作为集团化、多组织、大用户的单位，OA软件系统的开发设计，应该支持应用和数据库等多重负载均衡能力，支持附件服务器和数据库服务器分离技术，从而支持数万用户同时在线和同时操作的能力，不会因为用户数的增长或者信息量的增长，而导致系统响应能力下降。
系统并发能力：通过集群方式，在技术上没有并发上限，因此能完全保障用户未来的人员扩张需要。
>平台技术
(1)微软的.Net+关系型数据库(RDB)技术
微软以其功能强大、易用的Office套件占领了桌面操作系统的应用，并为广大办公人员所接受，基于Net+RDB的办公平台以简单、灵活以及易用的特点获得了广泛的市场支持。
(2)SUN的J2EE+RDB技术
J2EE标准以其开放性、与平台无关性引领着技术发展的方向，并迅速在各类应用系统中得到广泛应用与推广，在OA领域中不断扩大。
(3)IBM的 Lotus domino技术
Lotus于1989年推出，以电子邮件、协同、非结构文档处理、安全机制见长，一度成为OA的标准应用与开发平台。
>基础架构
OA平台采用基于分层、标准和构件等进行架构。平台架构遵循JEE标准、SOA标准、WFMC标准、W3 C fOrm标准、JSR168、WSRP等标准。OA平台架构应支持多种部署模式、多种操作系统、各种数据库和中间件，并具备完备的配置体系、接口体系和插件体系，从而支持未来的扩展空间。
OA平台架构底层是硬件、操作系统及服务器群。底层之上通常采用5层架构:数据库层、服务层、应用层、表
现层和用户层。
数据库层主要包括关系数据库和非关系数据库;服务层包括提供服务的各种引擎、工具或接口;数据库层与服务层之间部署各种中间件;应用层包括公文管理、流程规范等各种办公应用系统与各种业务系统;表现层主要包括各种信息门户;用户层包括浏览器、PAD客户端或 Mobile客户端等。
随着科学技术的发展和社会竞争环境不断变化，OA系统的内涵与外延不断拓展，OA平台内容越来越丰富，功能越来越强大，性能也越来越先进。
>硬件环境
办公自动化是以提高办公效率、保证工作质量和舒适性为目标的综合性、多学科的实用技术。一般由计算机电脑、电话机、传真机、PC、文字处理机、声像存储等各类终端设备以及相应的软件组成。其内容包括语音、数据、图像、文字信息等的一体化处理。
办公自动化系统的硬件组成模式一般与系统要求、企业规模和组织结构以及地域分布密切相关，以下从硬件系统组成的模块化和层次化来介绍几种基本模式。
>单机系统模式
单机系统模式适用于小型单位的OA系统，一般配置1台PC来进行一些辅助办公和管理，随着硬件价格下降和OA系统的推广使用，这种模式已被微机局域网模式所代替。
>微机局域网系统模式
微机局域网是一种中等耦合程度的多机系统，它具有的分布式处理和客户/服务器运算环境的特性，代表着当前先进的系统构成模式和发展方向。
>系统集成模式
对于一些大型企业或智能建筑中专用楼来说，其OA系统地理位置分散，自动化程度要求高，信息处理要求速度快、容量大。
>三个应用层次
OA系统、信息管理级OA系统和决策支持级OA系统是广义的或完整的OA系统构成中的三个功能层次。三个功能层次间的相互联系可以由程序模块的调用和计算机数据网络通信手段做出。一体化的OA系统的含义是利用现代化的计算机网络通信系统把三个层次的OA系统集成一个完整的OA系统，使办公信息的流通更为合理，减少许多不必要的重复输入信息的环节，以期提高整个办公系统的效率。
一体化、网络化的OA系统的优点是，不仅在本单位内可以使办公信息的运转更为紧凑有效，而且也有利于和外界的信息沟通，使信息通信的范围更广，能更方便、快捷地建立远距离的办公机构间的信息通信，并且有可能融入世界范围内的信息资源共享。
>第一个层次
OA技术分为三个不同的层次：第一个层次只限于单机或简单的小型局域网上的文字处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用，一般称之为事务型办公自动化系统。办公事务OA中，最为普遍的应用有文字处理、电子排版、电子表格处理、文件收发登录、电子文档管理、办公日程管理、人事管理、财务统计、报表处理、个人数据库等。这些常用的办公事务处理的应用可作成应用软件包，包内的不同应用程序之间可以互相调用或共享数据，以便提高办公事务处理的效率。这种办公事务处理软件包应具有通用性，以便扩大应用范围，提高其利用价值。此外，在办公事务处理级上可以使用多种OA子系统，如电子出版系统、电子文档管理系统、智能化的中文检索系统（如全文检索系统）、光学汉字识别系统、汉语语音识别系统等。在公用服务业、公司等经营业务方面，使用计算机替代人工处理的工作日益增多，如订票、售票系统，柜台或窗口系统，银行业的储蓄业务系统等。事务型或业务型的OA系统其功能都是处理日常的办公操作，是直接面向办公人员的。为了提高办公效率，改进办公质量，适应人们的办公习惯，要提供良好的办公操作环境。
>第二个层次
信息管理型OA系统是第二个层次。随着信息利用重要性的不断增加，在办公系统中对和本单位的运营目标关系密切的综合信息的需求日益增加。信息管理型的办公系统，是把事务型（或业务型）办公系统和综合信息（数据库）紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。综合数据库存放该有关单位的日常工作所必需的信息。例如，在政府机关，这些综合信息包括政策、法令、法规，有关上级政府和下属机构的公文、信函等的政务信息；一些公用服务事业单位的综合数据库包括和服务项目有关的所有综合信息；公司企业单位的综合数据库包括工商法规、经营计划、市场动态、供销业务、库存统计、用户信息等。作为一个现代化的政府机关或企、事业单位，为了优化日常的工作，提高办公效率和质量，必须具备供本单位的各个部门共享的这一综合数据库。这个数据库建立在事务级OA系统基础之上，构成信息管理型的OA系统。
>第三个层次
决策支持型
OA系统是第三个层次。它建立在信息管理级OA系统的基础上。它使用由综合数据库系统所提供的信息，针对所需要做出决策的课题，构造或选用决策数字模型，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决策。随着三大核心支柱技术：网络通讯技术、计算机技术和数据库技术的成熟，世界上的OA已进入到新的层次，在新的层次中系统有四个新的特点：
⑴集成化。软硬件及网络产品的集成，人与系统的集成，单一办公系统同社会公众信息系统的集成，组成了“无缝集成”的开放式系统。
⑵智能化。面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动，如：汉字识别，对公文内容的理解和深层处理，辅助决策及处理意外等。
⑶多媒体化。包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。
⑷运用电子数据交换（EDI）。通过数据通讯网，在计算机间进行交换和自动化处理。
这个层次包括信息管理型OA系统和决策型OA系统。例子 事务级OA系统称之为普通办公自动化系统，而信息管理级OA系统和决策支持级OA系统称之为高级办公自动化系统。例如，市政府办公机构，实质上经常定期或不定期的收集各区、县政府和其它机构报送的各种文件，然后分档存放并分别报送给有关领导者阅读、处理，然后将批阅后的文件妥善保存，以便以后查阅。领导者研究各种文件之后作出决定，一般采取文件的形式向下级返回处理指示。这一过程，是一个典型的办公过程。在这一过程中，文件本身是信息，其传送即是信息传送过程。但应当注意到，领导在分析决策时，可能要翻阅、查找许多相关的资料，参照研究，才能决策，所以相关的资料查询、分析，决策的选择也属于信息处理的过程。
>系统安全策略
办公自动化可以说是网络通信技术和现代办公不断发展、融合的必然产物，它的存在与应用能够让人们的生产管理更加便利。但随着国内办公自动化系统的不断发展与普及，其中存在的安全风险越来越凸显。而计算机互联网独特的发展方式和传播能力，也从根本上决定了安全风险难以避免。但为了确保办公自动化的健康发展，我们必须充分了解互联网下办公自动化所面对的安全问题，并查清问题存在的根本原因，然后采取有效的应对措施，最大程度地消除与防范办公安全隐患。
1、进一步完善相关法律法规
为保障移动计算机网络办公自动化的信息安全，首先应结合我国计算机网络办公自动化发展现状和需求，建立健全适用于我国国情的计算机网络法律监管体系。首先应当制定虚拟社会信息安全监管条例，重点围绕网络盗窃、网络诈骗、非法入侵等内容制定处罚条例，并严格落实，违法必究。其次，针对网络信息进行立法，并设立专门的监管部门依法进行信息管理，从而为计算机网络信息的安全提供可靠的保障体系，并全面提升法律的威严性及其对违法犯罪分子的震慑力。
2、加强网络安全预警
现阶段的办公自动化网络安全预警系统主要包括入侵预警以及病毒预警两大部分。在入侵预警系统中，其可以通过对入侵信息进行检测，以分析并确定在网络中传输的信息数据是否得到了授权，一旦确定为入侵信息便会发出警告，以此来减少非法入侵对办公系统造成的安全危害。而病毒预警系统则是通过对进出网络的信息数据包进行不间断、持续性扫描，确保在全天候 24h监控所有进出网络的文件，一旦发现病毒便会立即报警，通知使用者或管理员进行防范处理；与此同时，其还可以通过 IP 地址定位以及端口定位等对病毒来源进行跟踪，并产生相关的扫描日志和报告，对网络内所有病毒的活动实施追踪性记录，从而进一步提升网络对病毒的预警、防范能力。
3、数据安全保护
（1）针对入侵造成的数据安全威胁，我们可以通过加强数据库的建设，确保其物理完整性、数据元素完整性以及逻辑完整性来提高数据安全防护能力。
（2）对于灾难和病毒给数据安全带来的威胁，最有效的保护方法就是加强物理保护及数据备份。
4、入侵防范及病毒综合防治
（1）为了科学、有效的防范网络入侵，确保办公自动化的网络安全，在办公自动化体系建设过程中，应当做到内外网隔离并加强访问控制，同时还要做好内部网络隔离以及分段管理的相应处理。
（2）相对而言，网络病毒的防治要比单机病毒防治的难度更大，网络病毒防治必须与网络管理有效结合起来，其最大的特点就在于网络管理功能，如果在病毒防治过程中忽略管理功能，很难达成病毒防治的目的。常用的措施主要有防火墙技术、杀毒软件、安全防护软件以及技术人员定期检查、系统定期升级等等。
5、数据备份及恢复
在办公自动化系统安全防护中，数据备份和恢复也是一项极为重要的措施，当办公自动化系统遭到非法入侵和病毒破坏时，我们完全可以通过数据备份来恢复数据资料，以确保数据信息的完整性。数据备份经常采用的方式又可以细分为系统自动备份和系统外备份。在办公自动化系统日常安全管理中，我们应该同时运用两种备份方法，以确保数据破坏后能够尽快实施全盘恢复，为办公自动化系统的数据安全提供双重保障。
>发展趋势
随着各种技术的不断进步，办公自动化的未来发展趋势将体现以下几个特点。
1．办公信息数字化、多媒体化
在办公活动中，人们主要采用计算机对信息进行处理，计算机所处理的信息都是数字信息，很多的信息都被处理成数字方式，这样存储处理就更方便。
同时，随着多媒体技术、虚拟现实技术的应用，使人们处理信息的手段和内容更加丰富，使数据、文字、图形图像、音频及视频等各种信息形式都能使用计算机处理，它更加适应并有力支持人们以视觉、听觉、触觉、味觉、嗅觉等多种方式获取及处理信息的方式。
2．办公环境网络化、国际化
在人们的日常生活中，网络的应用已改变了人们的生活方式，也改变了人们的工作方式，完备的办公白动化系统能把多种办公设备连成办公局域网，进而通过公共通信网或专用网连成广域办公网，特别是Internet网络的发展与普及，通过Internet网络可连接到地球上任何角落，从而实现信息的高速传播。它可以跨越时间与空间，特别是在与国外的办公联系中，更是应用十分方便与广泛。
3．办公操作无纸化、无人化、简单化
由于计算机要求处理的信息数字化，同时办公环境的网络化使得跨部门的连续作业免去了以纸介质为载体的传统传递方式。采用“无纸化办公”，一方面可以节省纸张；另一方面是速度快、准确度高，便于文档的编辑和复用，它非常适合电子商务和电子政务的办公需要。
对于一些要求24小时办公、办公流程及作业内容相对稳定、工作比较枯燥、易疲劳、易错、劳动量较重的一些工作场合，可以采用无人值守办公。如自动存取款机的银行业务、夜间传真及电子邮件自动收发等。
由于计算机系统的高速发展，相关办公软件已十分成熟，操作界面更为直观，使得人们在办公活动中操作使用、维护与维修等更加简单。
4．办公业务集成化
在早期的办公活动中，计算机系统大多是单机运行，或是各个部门分别开发自己的应用系统。在这种情况下，由于所采用的软件、硬件可能出自多家厂商，软件功能、数据结构、界面等也会因此不同。随着业务的发展、信息的交流，人们对办公业务集成性的要求将会越来越高。办公业务集成包括：一是设备的集成，即实现异构系统下的数据传输与处理，这是办公系统集成的基础；二是应用程序的集成，即实现各种应用程序在同一环境下运行；三是数据的集成，不仅包括相互交换数据，而且要实现数据的互操作和解决数据语义的异构问题，以真正实现数据共享。
